Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2018

Содержание

Какие документы входят в личное дело сотрудника – СИЗ, нормы, инструкции

Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2018

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е.

прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год).

В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
 

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 306 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/lichnoe-delo-rabotnika.html

Образец личного дела работника

Процесс составления личного дела сотрудника начинается еще с момента его трудоустройства и по мере выполнения основных обязанностей постоянно может дополняться какими-либо сведениями. Такой документ собственно состоит из обложки и определенного перечня документов, которые были предоставлены сотрудником еще при принятии его на работу.

Каждая отдельная организация может самостоятельно на основании своих внутренних правил определять тип и названия бумаг, которые будут входить в состав личного дела, однако существует определенный общепринятый перечень необходимых документов, какие в большинстве случаев составляют личное дело.

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

  1. Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
  2. Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
  3. Копия ИНН работника.
  4. Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
  5. Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
  6. Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
  7. Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
  8. Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
  9. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
  10. Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
  11. Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
  12. Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

  1. Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
  2. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

  • поступление сотрудника на работу;
  • предоставление всей документации (ксерокопий);
  • формирование дела сотрудником ОК;
  • последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

  1. Личное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
  2. Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
  3. Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
  4. Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Источник: http://rossiz.ru/kakie-dokumenty-vhodyat-v-lichnoe-delo-sotrudnika/

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2018

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

— личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Резюме

Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.

В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Что такое EBITDA и какую информацию можно получить, зная значение данного показателя.

Как правильно сшивать документы https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html и какие варианты существуют.

— если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Перечень документов в личном деле сотрудника

Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2018

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2019, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2019 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Порядок формирования и состав личного дела работника в 2019 году

Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2018

Трудовые ресурсы – наиболее важная составляющая деятельности любой компании. Поэтому и учет таких ресурсов должен осуществляться с соблюдением всех законодательных принципов и правил ведения кадрового документооборота.

Поскольку отдельного нормативно-правового акта, регламентирующего порядок создания, ведения, учета и хранения личных дел, не существует, возникает путаница и разночтения по данному поводу.

Что это такое

На основании пп. 95 п. 3.2.2. ГОСТа Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17 октября 2013 года, под делом понимается документ или совокупность документации, который (которая) относится к одному вопросу, помещенный (помещенная) в отдельно взятую папку.

Говоря проще, личное дело – это папка, в которой хранятся документы на сотрудника – начиная от начала его деятельности и заканчивая увольнением.

В случае, если бумаг много, то делается несколько папок. При этом каждая папка будет являться томом одного и того же личного дела.

Обязательно ли его вести

По состоянию на 2019 год обязанность по ведению личных дел возлагается только на государственные органы, в которых проходится государственная гражданская служба.

Указанная обязанность предусмотрена ч. 3 ст. 42 ФЗ № 79 от 27 июля 2004 года “О государственной…”. В этой же статье сделана отсылка на Указ Президента № 609 от 30 мая 2005 года “Об утверждении…” (далее – Указ), который более подробно регламентирует порядок открытия и ведения личных дел.

Для остальных организаций (в том числе, и для ИП, имеющих наемный персонал), указанная обязанность не регламентирована ни ТК РФ, ни прочими нормативными актами, в которых содержатся нормы трудового права. Поэтому такие организации (ИП) могут оформлять и вести личные дела по своему желанию.

На кого заводят

Поскольку действующим законодательством регламентирована обязанность вести личные дела только в отношении гражданских служащих, остальные компании (ИП) самостоятельно решают – заводить ли личные дела вообще, или заводить, но только в отношении отдельных категорий работников или индивидуально определенных лиц.

Соответствующие нормы о порядке формирования и составе личного дела работника руководителю фирмы следует закрепить в локальном документе. Как правило, это Положение о правилах создания, формирования и ведения личных дел.

В целях экономии времени и снижения нагрузки по кадровому документообороту, часть работодателей предпочитает осуществлять оформление дел лишь в отношении следующих категорий:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей, начальники структурных (обособленных) подразделений;
  • резерв кадров;
  • труженики, на которых возложена полная материально-финансовая ответственность;
  • ключевые специалисты и др.

Наиболее редко дела заводятся в отношении работников, занятых на должностях, не требующих особых знаний или квалификации – уборщица производственных и иных помещений, вахтер, гардеробщик, дворник и др.

Состав личного дела

Личное дело формируется согласно внутренним правилам компании, указанным в локальном нормативном акте.

В деловой среде принят следующий порядок:

  • в отношении каждого сотрудника – отдельная папка;
  • файлы и скоросшиватели используются редко – чаще всего, это именно папки;
  • дела толще 4 см формировать в одной папке нецелесообразно – лучше сделать несколько томов;
  • в деле могут находиться и оригиналы, и ксерокопии документации, при этом оригиналы наиболее важных бумаг в деле лучше не хранить;
  • хранение в одном деле 2-х или более экземпляров одного и того же документа не рекомендуется;
  • принцип комплектования дела документами – хронологический, то есть первыми в папке идут бумаги, оформленные раньше.

Порядок формирования

Личное дело трудящегося формируется при поступлении на работу и доукомплектовывается в процессе ведения трудовой деятельности. При увольнении работника дело подлежит закрытию.

При трудоустройстве

Дело состоит из 3-х групп документации. Разумеется, часть нижеуказанных документов может отсутствовать в личном деле в связи с характером трудовой деятельности. Например, копия приказа о полной финансовой ответственности не будет в деле у работника, который ее не несет.

При поступлении на работу в дело включаются следующие документы:

Документы, предоставленные тружеником при первичном поступлении на работу Резюме или анкета
Диплом о высшем или среднем профессиональном образовании
Аттестат
Паспорт
СНИЛС
Свидетельство ИНН
Приписное свидетельство или военный билет
Справка об отсутствии судимости
Справка, подтверждающая прохождение медицинского осмотра
Заявление о приеме на работу
Приказ о приеме
Заключенный трудовой договор
Прочие документы

В процессе трудовой деятельности

В процессе трудовой деятельности дело доукомплектовывается следующими бумагами:

Документы, оформленные в процессе трудовой деятельности у данного работодателя Различного рода квалификационные удостоверения
Водительское удостоверение
Свидетельство о заключении или аннулировании брачного союза
Свидетельства о рождении на всех детей
Должностная инструкция
Дополнительные соглашения к трудовому контракту
Договор о материальной ответственности
Акты о прохождении переаттестации
Сведения о плановых медосмотрах
Документы, подтверждающие ограничения при осуществлении трудовой деятельности (справка об инвалидности и др.)
Приказы о повышении, переводе, понижении, изменении названия должности и др.
Докладные, объяснительные, служебные записки
Приказы о наложении дисциплинарных взысканий и об их снятии
Трудовая книжка

После увольнения

После увольнения работника, в зависимости от конкретного основания, дело дополняется следующими бумагами и закрывается:

  • заявление на увольнение по своему волеизъявлению или соглашение сторон;
  • приказ об увольнении;
  • свидетельство о смерти и др.

Как правильно оформить и его образец

Оформление личного дела должно производить ответственное должностное лицо компании, наделенное доступом к персональным данным тружеников соответствующим приказом руководителя.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

При поступлении на работу кадровик обязан взять папку, обложка которой будет служить титульником дела. Оформлять титульник следует согласно образцу, установленному Приложением 11 к Основным правилам… (утверждены Решением Росархива от 6 февраля 2002 года).

Согласно указанным положениям, на титульнике должны содержаться следующие сведения:

  • наименование работодателя;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • табельный номер сотрудника, его ФИО;
  • дата начала работы.

Дата увольнения, срок хранения папки, а также количество листов указываются на титульнике после закрытия дела и его передачи в архив (см. далее).

В процессе трудовой деятельности в дело будут добавляться новые документы и изыматься старые. Для систематизации добавленных и изъятых документов рекомендуется вести опись.

Сроки

Нормативные сроки составления личного дела после приема гражданина на работу не регламентированы. Равно, как и сроки внесения копий новых документов или сроки изъятия старых в процессе ведения трудовой деятельности.

Кто имеет доступ

Работодатель обязан хранить личные дела в местах, исключающих вероятность доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующего разрешения. Это может быть специальное помещение, в котором находятся сейфы или металлические шкафы, запирающиеся на замок.

На основании пп. “е” п. 5 Указа, государственным органам, в которых осуществляется гражданская служба, запрещается передавать персональные данные сотрудника, содержащиеся в его личном деле, третьим лицам без письменного согласия служащего.

В отношении иных организаций действует положение ст. 7 ФЗ № 152 от 27 июля 2006 года “О персональных…” – работодатель без согласия труженика обязан не допускать использование персональных данных иными лицами, кроме управомоченных на их использование (например, сотрудников кадровой службы).

Как закрыть

Закрытие осуществляется в день увольнения. Сотрудник кадровой службы (заверитель) при этом:

  • проверяет комплектность всех документов, их расположение в хронологическом порядке;
  • сверяет нумерацию листов;
  • делает последнюю запись на описи, где указывается число листов дела и листов самой описи;
  • подписывает опись и последнюю запись;
  • оформляет лист-заверитель, содержащий описание дела;
  • сшивает все бумаги;
  • на титульнике пишет дату закрытия дела и время хранения всей папки;
  • по истечении 3 лет дело передает в местный архив.

Итак, обязанность по ведению личных дел накладывается только на учреждения, где проходит гражданская служба. Остальные работодатели вправе сами выбрать – оформлять данный документ или нет.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/porjadok-formirovanija-i-sostav-lichnogo-dela-rabotnika/

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2018

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Установить такую  обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела, являются существенным подспорьем в работе с персоналом.

Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом.

Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.

Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

семейного положения работника;

паспортных данных, например, смену фамилии;

уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

дополнительные соглашения, заключенные с работником;

приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

характеристики сотрудника;

копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

  1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
  2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
  3. медицинские справки о состоянии здоровья;
  4. справки с места жительства;
  5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Порядок ведения личного дела в 2018 году

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории.

Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров.

Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Обратите внимание! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211043-qqq-17-m8-poryadok-vedeniya-lichnyh-del

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.